Узнайте, как получить дубликат, если утерян больничный лист: разбираемся, что делать в такой ситуации. В каких случаях выдается дубликат больничного листа и как его получить? Заявление на дубликат больничного листа

Лист нетрудоспособности выдаётся медицинским учреждением, имеющим на это лицензированное право . Сотрудник предоставляет больничный, подтверждающий факт и период своего нахождения на лечении, в бухгалтерию организации – работодателя для получения денежной компенсации за время вынужденного неисполнения трудовых обязанностей.

Порядок выдачи больничного листа и правила его заполнения определяются Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н . Согласно п.56, допущенные при заполнении документа о перенесенном заболевании ошибки являются основанием для выдачи дубликата листа нетрудоспособности. Так, любой сотрудник, как и работодатель, имеют право получить дубликат, взамен испорченного документа.

Утеря или неумышленное уничтожение, например, во время стихийных бедствий, больничного становится поводом для получения второго экземпляра.

Имеются существенные отличия оригинала стандартной формы, подтверждающей период нетрудоспособности, от дубликата:

• наличие отметки в виде галочки в соответствующей графе «оригинал» или «дубликат»;
• период лечения в повторном документе указывается одной строкой без разделения на интервалы между посещениями медицинской организации.

Внимание! Дата выдачи дубликата указывается по фактическому сроку его выписки, и отличается от календарного дня, которое было проставлено на первичном больничном листе.

Как восстановить в случае потери и можно ли это сделать?

Что делать, если потерял сотрудник?

В том случае, когда потеря больничного листа произошла до передачи работодателю, и денежные выплаты за время нетрудоспособности не начислялись, возможно восстановить утерянный документ, путем выдачи работнику дубликата. Согласно , иных случаев законодательством не предусмотрено.

Как получить дубликат?

За получением повторного листа нетрудоспособности нужно обратиться в лечебное учреждение, выдавшее ранее оригинал. Бланки больничных строго подотчетны , имеют уникальный номер, который проставлен на отрывном корешке каждой заполненной формы, фиксируется врачом в медицинской карте больного и работниками регистратуры в общей базе данных.

Основанием созыва комиссии в составе лечащего и главного врача медучреждения с привлечением работника регистратуры, ответственного за выдачу больничных листов, служит предъявленный пациентом паспорт и заполненное заявление. По итогам заседания составляется протокол, на основании которого выписывается повторный лист нетрудоспособности.

Оформление заявления на выдачу

Заявление на выдачу дубликата заполняется в свободной форме.

1. В «шапке» проставляется ФИО главного врача и наименование медицинской организации, а также ФИО адрес и данные паспорта пациента, обратившегося за получением повторного больничного листа.
2. В тексте следует указать период нетрудоспособности, ФИО лечащего врача, диагноз, причину обращения за дубликатом. Документ заверяется личной подписью, ставится текущая дата.

В прошедшие годы обязательным условием получения дубликата являлось предоставление справки от работодателя, оформленной на бланке предприятия с проставлением необходимых печатей, заверенной подписями руководителя и главного бухгалтера.

Действующий в настоящее время Приказ Минздравсоцразвития России N 624н от 29.06.2011 в п.4 регламентирует только предъявление удостоверения личности, но указанную справку в больнице могут попросить по своему усмотрению.

Внимание! Постановление Фонда социального страхования, согласно которому для получения дубликата больничного листа требовалось предоставить в медицинское учреждение справку с места работы, утратило силу.

Что делать, если это произошло по вине работодателя?

После передачи листа нетрудоспособности работодателю его исчезновение может произойти по двум причинам:

• потеря документа вследствие халатности должностного лица организации;
• возникновение непредвиденной ситуации на предприятии.

К катастрофическим событиям, от которых может пострадать документация фирмы, относится пожар, прорыв системы водоснабжения, сопровождающийся полным или частичным затоплением помещений, разрушение здания в результате землетрясения (в сейсмически опасных районах) и подобные происшествия.

Возникновение в регионе стихийных бедствий подтверждается актом МЧС, неисправность коммунальных сетей и возгорание – справкой из организации, занимающейся устранением аварии. На основании этих документов получить дубликат не составит труда.

Сложнее обстоит дело с потерей больничного сотрудником отдела кадров или бухгалтерии, обязанным вести строгий учёт листов нетрудоспособности, заполнять их в соответствии с нормами законодательства и передавать в фонд социального страхования для выплаты денежных средств.

Важно! Халатность специалистов предприятия или утеря больничного листа в связи с переездом фирмы в другое здание не является основанием для выдачи дубликата, следовательно, ФСС имеет право отказать в оплате.

Возможно два варианта перечисления денежных средств работнику, чей лист нетрудоспособности был потерян по вине работодателя:

1. Оплата положенного пособия произведена до утраты больничного. Руководство предприятия назначает штрафные санкции должностному лицу, допустившему утерю, согласно внутренним нормативным документам.
2. Больничный потерян до перечисления пособия. Выплата положенных денежных средств сотруднику, перенесшему заболевание, осуществляется из собственных средств работодателя. Обозначенная сумма вычитается из заработной платы сотрудника, виновного в утрате.

В обоих случаях работник, предоставивший больничный лист по месту службы и непричастный к его исчезновению, получает установленные законом денежные средства и не обязан возвращать их работодателю в случае потери подтверждающего факт и период своей нетрудоспособности документа.

Утеря больничного – неприятное событие, связанное с необходимостью повторного обращения в медицинское учреждение, заполнением заявления и тратой времени.

Независимо от того, по чьей вине требуется получение дубликата, восстановление листа нетрудоспособности не является основанием для отказа работнику в положенных по законодательству страховых выплатах.

Больничный лист является основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности за весь период болезни. Важный первичный документ, но, как, ни странно, порой возникает необходимость в получении дублирующего бланка.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В каких случаях это нужно?

Что делать, если утерян больничный лист? Напрашивается логичный вывод: необходимо получить новый листок нетрудоспособности.

Дубликат больничного листка выдается в случаях:

• утери;
• неправильного заполнения.

Утеря работником или работодателем

Утрата листка нетрудоспособности может произойти в двух случаях:

• работник потерял документ до передачи в бухгалтерию предприятия;
• пропажа или повреждение бланка произошла после сдачи его в администрацию фирмы.

Если у работника организации пропал больничный лист до сдачи его в бухгалтерский отдел по месту работы, он может обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

В случае, когда происходит пропажа оригинала документа на предприятии, необходимо создать специальную комиссию для выяснения причин случившегося.

Это может произойти по причине:

• халатности ответственного лица;
• форс-мажорного обстоятельства.

Первичные документы, как и вся документация, должны храниться на предприятии в течение пяти лет.

Пропажа документов по вине работника организации говорит о грубом нарушении российского законодательства.

В этом случае медицинское учреждение откажет в выдаче дубликата больничного листка, а значит, у органов ФСС не будет оснований для возмещения организации размера пособия по временной нетрудоспособности.

Сотрудник же, не соблюдающий правила хранения и учета документации, должен возместить предприятию все затраты, связанные с выплатой по утерянному больничному листу.

Необходимо иметь в виду, что сотрудник, которому было выплачено пособие по утерянному больничному листу, не должен возвращать полученные суммы, так как он не несет ответственности за действия администрации предприятия.

Администрация организации не может обязать сотрудника потребовать в медицинском учреждении дубликат больничного листа, если работник отказывается это делать.

В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа больничного листа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

• при пожаре должна быть справка из органов пожарной безопасности;
• при стихийном бедствии получают письменное подтверждение служб МЧС;
• при аварийном затоплении архива предприятия должен быть приложен аварийный акт коммунальной службы;
• кража должна быть подтверждена справкой из органов внутренних дел.

В случае стихийных происшествий в специальную комиссию должны быть включены представители соответствующих органов и служб.

По завершении расследования, комиссия оформляет специальный акт, утверждаемый руководителем предприятия. На основании этого акта медицинским учреждением выдается дубликат листка нетрудоспособности.

Неправильное заполнение

Заполненный лист нетрудоспособности с ошибками и в разделе, предназначенном для оформления в медицинском учреждении, принято считать недействительным.

Взамен испорченного документа в поликлинике обязаны произвести выдачу дубликата листка нетрудоспособности.

Требования, предъявляемые к оформлению больничных листов:

• Заполняется на русском языке печатным шрифтом.
• Применяется гелевая, перьевая или капиллярная ручка с чернилами черного цвета.
• Нельзя выходить за границы клеток и не касаться их.
• Данные начинают заполнять с первой клетки.
• Штамп печати поликлиники может выходить за границу предназначенного для этого места. Но в то же время печать не должна попадать на ячейки.
• На отпечатке должно быть отражено верное название медицинского учреждения.

При заполнении листа нетрудоспособности не будут считаться ошибками:

• оформление названия организации с кавычками;
• незарегистрированное сокращение названия предприятия;
• сокращение специальности врача;
• перенос окончаний фамилии и инициалов врача.

Пример:

В администрацию фирмы в январе 2019 г. был сдан больничный лист сотрудницей, которая проходила лечение стационарно. За период болезни было выплачено пособие по временной нетрудоспособности.

При прохождении внутренней ревизии, в мае 2019 года была обнаружена ошибка: в оригинале больничного листка в дате выдачи было отмечено время начала заболевания, а не дата выписки из больницы.

После обращения в медицинское учреждение, был получен дубликат документа, оформленный в установленном правилами порядке.

Как получить дубликат больничного листа?

Потеряв больничный лист, гражданин задумывается над вопросом: как восстановить отсутствующий документ? Какие действия надо для этого предпринять?

Медицинское учреждение выдает дубликат листка нетрудоспособности лично в руки гражданину, обратившемуся с этой просьбой.

Куда нужно обратиться?

Для восстановления испорченного или пропавшего листа нетрудоспособности гражданин должен лично обратиться в районную поликлинику или в стационар, где проходил лечение.

Врач имеет все полномочия оформления дубликата больничного листка. В обязательном порядке председатель врачебной комиссии подписывает выданный дубликат.

Какие документы следует представить?

Для оформления дубликата документа необходимо представить:

• заполненное заявление на выдачу дубликата больничного листка;
• документ, подтверждающий личность гражданина (паспорт РФ).

Требование о предъявлении справки с места работы о неполучении суммы пособия по временной нетрудоспособности в настоящее время не актуально.

Оно имело силу по Постановлению ФСС РФ от 19 октября 1994 года, которое в настоящее время отменено. А значит, и ссылаться на этот документ не имеет смысла.

Как правильно заполнить бланк?

Отдельной формы для оформления дубликата листка нетрудоспособности не существует. Документ оформляется на идентичном бланке.

Отличия заключаются в различных правилах заполнения:

• В правом верхнем углу ставится метка «Дубликат». Допускается как рукописный текст, так и применение штампа.
• Указывается дата выдачи дубликата, а не день первичного оформления больничного листа.
• Рекомендуется заполнять строчки «первичный» и «продолжение листка», чтобы было понятно, в обмен каких больничных листов выписывается дубликат.
• Весь срок болезни в дубликате указывается одной строчкой.
• Обязательны к заполнению графы с отметкой профессии врача, фамилии председателя ВКК и их росписи.

Новые правила оформления, как самого больничного листа, так и дубликата документа требуют внимательности при заполнении бланков со стороны медицинских работников.

При порче или утере документа, подтверждающего временную нетрудоспособность, закон предусматривает возможность получения дубликата больничного листа. Об этом говорится в Приказе Минздравсоцразвития 29.06.2011 №624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» .

Основания для выдачи дубликата больничного

Возможность получения повторного листа о нетрудоспособности предполагается в двух случаях:

• наличие в документе каких-либо ошибок, опечаток, исправлений или некорректной информации, нарушение ;
• утеря больничного.

Единственная ошибка, которая допустима во врачебном поле, это некорректное название организации, где устроен работник. Данная информация может быть дополнена и исправлена самим работодателем на своем поле.

Утеря больничного листа возможна и со стороны работника, и со стороны работодателя.

Внешний вид дубликата и его отличия от оригинала

Оформление дубликата больничного листа в 2019 году практически не отличается от оригинала. Как и оригинал, дубликат заполняется на том же специальном бланке. Медучреждение обязано корректно записать информацию о пациенте, причине, по которой он отсутствовал на рабочем месте и о своей организации.

Основное различие с оригинальным документом будет состоять в изменении место положении галочки на поле «подлинник/дубликат». Теперь она будет располагаться у второго пункта.

Также необходимо учитывать, что датировка выдачи больничного не останется прежней: она изменится на тот день, когда была выдана именно копия.

Порядок получения дубликата в случае утери

Рассмотрим, как получить дубликат больничного листа по двум видам утерь:

• утеря работником;
• утеря работодателем.

В ситуации, когда работник потерял или испортил листок до передачи оного на место работы, он имеет все права для обращения второй раз в медучреждение, дабы ему выдали дубликат. В учреждении будут рассматривать заявление только в том случае, если будет предоставлена справка о том, что работодатель не получал на руки больничного.

Ответственности за утерю неоплаченного больничного листа работник не несет. Однако, стоит помнить, что право получить пособие по листку нетрудоспособности сохраняется за работником в течение полугода. Если за это время он не получит и не предоставит в бухгалтерию дубликат, то не только не получит компенсацию за время болезни, но также может быть уволен за прогулы. Больше о том, в какой срок оплачивается больничный лист, читайте .

После просьбы работника о предоставлении дубликата должна быть созвана специальная комиссия, на которой будет вынесено соответствующее решение. Комиссия установит все данные листка о нетрудоспособности, включая номер и личные данные больного, после чего передаст дело лечащему врачу.

Вторая ситуация подразумевает утерю больничного документа работодателем. Здесь возможны два варианта:

• потеря больничного по причине форс-мажора;
• утрата листка по вине ответственного за сохранность важных бумаг.

Форс-мажорные обстоятельства также рассматриваются комиссией и предполагают наличие следующих материалов:

• справка МВД при краже документа;
• оформленный коммунальной организацией акт в случае наводнения;
• справка из МЧС при стихийных бедствиях;
• подтверждение органов пожарной безопасности при возникновении пожара.

Комиссия выносит особый акт об утрате, после которого работодателю будет выдан дубликат больничного.

В случае потери или порче листка по вине сотрудника, отвечающего за целостность документов, ответственность несет сама компания, которая обязана выплатить пособие по нетрудоспособности работнику. Финансовые потери при этом возмещает ответственный за утерю сотрудник.

Обратите внимание: работник, получивший выплату по больничному, не несет ответственности за утерю больничного листа другим лицом. Также он не обязан возвращать пособие по временной нетрудоспособности в случае выполнения всех требований по оформлению больничного: получения в больнице оформленного листка нетрудоспособности и предоставления его работодателю.

Как сделать дубликат больничного листа в случае порчи

Также законодательством предусмотрены случаи выдачи дубликата больничного листа из-за его порчи.

Печать на больничном листе

ФСС может отказать в компенсации также по причине того, что на больничном листе отсутствует печать медучреждения или оттиск печати нечеткий и не читается. Также ошибкой считается, когда печать медицинской организации попала на ячейки информационного поля и из-за этого плохо читается текст. Какие печати должны стоять на больничном листе и в каком месте, узнайте .

Порча больничного листка предполагает наличие каких-либо ошибок, опечаток, исправлений или некорректной информации в поле, которое заполняет лечащий врач. Если работодатель нашел что-либо из вышеперечисленного в документе или у него возникли подозрения о наличии ошибок, по причине которых ФСС может не принять документ, то первым делом он обязан:

• связаться с региональным отделением ФСС;
• проконсультироваться с сотрудниками по поводу наличия ошибок и корректности информации в бланке.

Если Фонд социального страхования установил хоть одну ошибку в документе, работодатель вправе обратиться в медучреждение за выдачей дубликата. Сделать это может и бухгалтерия, и сам сотрудник, на имя которого был выдан больничный.

Смотрите в видео, какие ошибки могут быть в больничном листке и по каким причинам придется оформлять дубликат больничного

Возможность отказа в выдаче дубликата

Несмотря на возможность получения дубликата в ряде случаев, и работник, и работодатель должны понимать важность такого документа и относится к нему с соответствующей бережностью и аккуратностью. Сотрудники должны быть особенно внимательны к той информации, которую они предоставляют врачу, чтобы тот не допускал ошибок.

Существуют ситуации, когда в выдаче дубликата медицинское учреждение вправе отказать. В первую очередь, поликлиника не обязана выдавать дубль, если оригинал был утерян уже после передачи листка в организацию по вине ответственного за хранение важных документов. В таких случаях ответственность за утерю несет сам сотрудник.

Также медучреждение не выдаст дубликат сотруднику, если он не предоставит справки с места работы о том, что там не был получен больничный лист.

Вопросы о получении дубликата больничного листа можете задавать в комментариях к статье